Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw - zasady obsługi interesantów
Urząd Gminy Chrząstowice przyjmuje interesantów:
- w poniedziałki, wtorki, czwartki w godzinach od 7.30 do 15.30
- w środy w godzinach od 7.30 do 17.00
- w piątki w godzinach od 7.30 do 14.00.
Posłów na Sejm, senatorów, radnych i przedstawicieli mieszkańców przyjmuje się w pierwszej kolejności.
Porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy w urzędzie określa regulamin pracy, ustalony przez wójta.
Zasady postępowania w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania w sprawach skarg i wniosków określa Kodeks postępowania administracyjnego, a także przepisy szczególne dotyczące trybu przyjmowania, rozpatrywania skarg i wniosków obywateli.
Sprawy wniesione przez obywateli do urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw. Ogólny rejestr wpływów i przesyłek poleconych wysyłanych przez urząd prowadzi sekretariat. Rejestr wpływów specjalnych prowadzony jest przez biuro dokumentów niejawnych.
W urzędzie obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych regulują postanowienia instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy.
Zasady:
1) obiegu dokumentów księgowych,
2) inwentaryzacji oraz odpowiedzialności za powierzone mienia,
3) gospodarki drukami ścisłego zarachowania i gospodarki kasowej,
4) ewidencji i poboru podatków i opłat,
5) archiwizacji akt,
6) ochrony danych osobowych,
7) kontroli zarządczej,
określa Wójt w drodze zarządzeń wewnętrznych.
Pracownicy mają obowiązek obsługiwać interesantów bez zbędnej zwłoki, uprzejmie i sprawnie, a także udzielać wyczerpujących wyjaśnień i załatwiać sprawy w sposób sumienny i bezstronny.
W godzinach przyjęć interesantów należy przestrzegać zasady, aby w każdej komórce organizacyjnej pozostało w biurze tylu pracowników, którzy będą w stanie obsłużyć bez zbędnej zwłoki wszystkich zgłaszających się interesantów.
Pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, zmuszeni do opuszczenia lokalu biurowego w czasie godzin pracy, winni umieszczać informację na drzwiach pokoju, wskazującą interesantom dokładne miejsce w którym będą mogli być obsłużeni bez wyczekiwania na powrót pracownika.
Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli z zakresu administracji publicznej ponoszą – zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków – pracownicy bezpośrednio prowadzący sprawy.
Informację opracowano na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Chrząstowice.