Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

OGÓLNE ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW W URZĘDZIE GMINY

Urząd Gminy przyjmuje interesantów:

  - w poniedziałki, wtorki, czwartki w godzinach od 7.30 do 15.30
  - w środy w godzinach od 7.30 do 17.00
  - w piątki w godzinach od 7.30 do 14.00.

Posłów na Sejm, senatorów, radnych i przedstawicieli mieszkańców przyjmuje się w pierwszej kolejności.

Porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy w Urzędzie określa Regulamin Pracy, ustalony przez Wójta.

Zasady postępowania w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania w sprawach skarg i wniosków określa Kodeks postępowania administracyjnego, a także przepisy szczególne dotyczące trybu  przyjmowania, rozpatrywania skarg i wniosków obywateli.

Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw. Ogólny rejestr wpływów i przesyłek poleconych wysyłanych przez Urząd prowadzi Sekretariat. Rejestr wpływów specjalnych prowadzony jest przez kancelarię tajną.

W Urzędzie obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych regulują postanowienia instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy.
Zasady:

1) obiegu dokumentów księgowych,

2) inwentaryzacji mienia Gminy,

3) archiwizacji akt,

4) gospodarki kasowej

określa Wójt w drodze instrukcji, wprowadzonych zarządzeniami wewnętrznymi.

Pracownicy mają obowiązek obsługiwać interesantów bez zbędnej zwłoki, uprzejmie i sprawnie, a także udzielać wyczerpujących wyjaśnień i załatwiać sprawy w sposób sumienny i bezstronny.

W godzinach przyjęć interesantów należy przestrzegać zasady, aby w każdej komórce organizacyjnej pozostało w biurze tylu pracowników, którzy będą w stanie obsłużyć bez zbędnej zwłoki wszystkich zgłaszających się interesantów.

Pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, zmuszeni do opuszczenia lokalu biurowego w czasie godzin pracy, winni umieszczać informację na drzwiach pokoju, wskazującą interesantom dokładne miejsce w którym będą mogli być obsłużeni bez wyczekiwania na powrót pracownika.

Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli z zakresu administracji publicznej ponoszą – zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków – pracownicy bezpośrednio prowadzący sprawy.

Informację opracowano na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Chrząstowice.