Przyjmowanie skarg i wniosków

ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW

• Wójt Gminy przyjmuje interesantów w sprawach  skarg i wniosków w środy w godzinach od 13.00 do 17.00.
• Zastępca Wójta, Sekretarz i pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.
• Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przyjmowania do protokołu skarg i wniosków zgłaszanych ustnie.
• Przyjmujący skargi i wnioski zobowiązany jest potwierdzić złożenie skargi lub wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący.
• Skargi i wnioski wpływające do Wójta i pracowników Urzędu podlegają zarejestrowaniu w Referacie Organizacyjnym.
• Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do referatów lub stanowisk pracy należy niezwłocznie, lecz nie dłużej jak w dniu następnym przekazać do Referatu Organizacyjnego celem zarejestrowania.
• Jeżeli pracownik otrzymał skargę dotyczącą jego działalności jest obowiązany przekazać ją niezwłocznie Sekretarzowi.
• Skargi i wnioski skierowane do Urzędu niezgodnie z właściwością pracownik Referatu Organizacyjnego przekazuje niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 7 dni  właściwemu organowi celem ich załatwienia, zawiadamiając o tym wnoszącego skargę  lub wniosek.
• Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie wynika jaki organ jest właściwy do ich rozpatrzenia pracownik Referatu Organizacyjnego zwraca wnoszącemu skargę lub wniosek niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem.
• Skargi dotyczące działalności Wójta oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych rozpatruje Rada.
• Skargi i wnioski po zarejestrowaniu są przekazywane właściwym pracownikom merytorycznym, celem ich załatwienia.
• Pracownik obowiązany do załatwienia skargi lub wniosku winien przystąpić do ich załatwienia bez zbędnej zwłoki i bezwzględnie przestrzegać terminów.
• Skargi i wnioski, które nie wymagają zbierania dowodów informacji lub wyjaśnień należy rozpatrzyć i załatwić niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 14 dni, od dnia wpływu skargi lub wniosku do Urzędu.
• Skargi i wnioski wymagające uzgodnień, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego należy rozpatrzyć i załatwić w terminie jednego miesiąca od daty wpływu skargi lub wniosku do Urzędu.
• Cała dokumentacja dot. poszczególnych skarg i wniosków powinna być prowadzona pod numerem nadanym sprawie w rejestrze skarg lub wniosków.
• Odpowiedź o sposobie załatwienia skargi lub wniosku podpisuje Wójt.
• Po załatwieniu skargi lub wniosku, całość dokumentacji pracownik merytoryczny jest obowiązany przekazać do Referatu Organizacyjnego.
• Za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną załatwienia skarg i wniosków oraz kompletowanie i stronę formalną dokumentacji odpowiada pracownik prowadzący sprawę.
• Nadzór bieżący nad terminowością załatwiania skarg i wniosków oraz kompletowaniem i stroną formalną przekazywanej dokumentacji przez pracowników merytorycznych sprawuje pracownik Referatu Organizacyjnego.
• Sekretarz Gminy co najmniej dwa razy w roku przeprowadza kontrolę w Referacie Organizacyjnym w zakresie ewidencjonowania, sposobu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
• Pracownicy winni niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg i wniosków podlegają odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.
• Regulacje prawne w zakresie trybu załatwiania skarg i wniosków określa Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku sprawie organizacji przyjmowania i  rozpatrywania skarg i wniosków. (Dz.U. 2002 r. Nr 5 poz. 46).

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków uregulowana została w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Chrząstowice.